Contexte

Dans le cadre de la gestion de son département, le Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI) avait besoin d’une vision claire et structurée de l’activité opérationnelle de ses équipes. Plusieurs enjeux clés ont été identifiés, notamment :

• Suivi global de l’activité : recenser le nombre d’accompagnements projets effectués par les équipes et leur typologie (gestion des tiers, analyses de risques, accompagnement aux appels d’offres…).
• Prévision de la charge de travail : anticiper l’évolution de la charge globale et par projet afin d’affiner l’allocation des ressources et maximiser l’efficacité.

L’objectif de ce projet était donc de mettre en place un suivi centralisé des différentes activités du département, tout en optimisant le pilotage opérationnel et stratégique du RSSI.

Méthodologie

Pour répondre aux besoins du RSSI, une méthodologie précise a été mise en œuvre :

• Analyse de l’existant : évaluation des méthodes de pilotage actuelles, des KPIs (indicateurs clés de performance) en place et de la feuille de route de l’équipe.
• Compréhension de l’activité : étude approfondie des types de projets gérés, de leurs spécificités ainsi que des principales sources de friction pour les équipes.
• Création d’un fichier de suivi : conception d’un outil centralisé permettant de suivre en temps réel les projets en cours.
• Collecte et croisement des données : récupération des informations pertinentes auprès de divers départements et mise en qualité des données pour garantir leur fiabilité.
• Construction de tableaux de bord : création de dashboards dynamiques permettant une visualisation claire et multi-dimensionnelle des données.
• Analyse de l’évolution de la charge : étude des variations de charge pour identifier les pics d’activité et anticiper les besoins en ressources.
• Construction d’un plan de charge annuel : élaboration d’un plan prévisionnel pour s’assurer de l’adéquation des ressources par rapport aux priorités définies.
• Communication : restitution des résultats et diffusion des tableaux de bord aux parties prenantes (équipes métiers, top management) pour assurer une transparence totale.

Bénéfices

La mise en place de ce projet a généré des bénéfices concrets pour le département SSI, tant au niveau de l’efficacité opérationnelle que de la stratégie globale :

• Optimisation du pilotage opérationnel : grâce à des tableaux de bord visuels, automatiques et multi-dimensionnels, les équipes disposent désormais d’une vision claire et partagée de leur activité.
• Alignement stratégique : les feuilles de route du département SSI sont désormais mieux alignées avec celles de la Direction des Systèmes d’Information (DSI), renforçant ainsi la cohérence et l’efficacité de l’organisation.

Ce projet a permis de structurer les processus de gestion de charge, tout en offrant une visibilité optimale pour les équipes et les parties prenantes, facilitant ainsi la prise de décision à tous les niveaux.