Contexte

VONA a accompagné une administration gouvernementale dans la conduite de son programme de transformation digitale, ainsi que dans l’industrialisation des processus de son entité IT. Cette entité, composée de près de 7 000 collaborateurs, conçoit, développe, met en œuvre et gère plus de 1 500 systèmes d’information. Face à l’ampleur de ce programme, l’objectif était d’optimiser les processus internes, de rationaliser les outils existants et de faciliter l’adoption des nouveaux systèmes par l’ensemble des utilisateurs.

Méthodologie

Pour répondre aux enjeux de transformation digitale de cette entité, VONA a adopté une démarche progressive et structurée :

• Direction du programme pour l’ensemble des projets d’intégration et spécification des besoins technico-fonctionnels servant de référence à l’intégrateur.
• Traitement prioritaire des processus standards IT (incidents, demandes de service) avant de s’étendre à d’autres processus métiers.
• Intégration de processus matures et optimisés sur un périmètre restreint afin de garantir un succès initial, et de créer un socle de bonnes pratiques pour l’extension à d’autres processus.
• Conduite d’ateliers collaboratifs impliquant les utilisateurs clés (métiers et opérationnels) afin de faciliter l’adoption rapide des nouvelles pratiques.
• Utilisation de maquettes pour illustrer les nouvelles fonctionnalités, permettant aux utilisateurs de mieux se projeter dans la solution cible.
• Réponse aux besoins exprimés en configuration standard : chaque besoin exprimé a été analysé et traité de façon à rester conforme aux standards de la solution, limitant ainsi les coûts de personnalisation.

Bénéfices

Le programme de transformation mené par VONA a permis à l’administration de réaliser d’importants bénéfices, tant sur le plan opérationnel que stratégique :

• Intégration progressive et au-delà des objectifs initiaux : la couverture des processus IT et non IT a évolué de manière continue, atteignant un niveau d’intégration supérieur à ce qui était prévu initialement.
• Adoption généralisée de la solution : l’outil est devenu un élément clé du quotidien de tout le personnel de l’entité, ainsi que de celui de son administration de tutelle, facilitant les interactions et le partage d’informations.
• Rationalisation des systèmes : l’industrialisation des processus au sein d’une solution unique a permis le remplacement de plusieurs systèmes d’information existants et la réduction du Total Cost of Ownership (TCO).
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : la fiabilisation des traitements a conduit à une meilleure productivité des équipes, tout en réduisant les risques opérationnels.
• Amélioration de l’expérience utilisateur : à la fois pour les clients métier et les opérationnels, grâce à des processus plus fluides et une interface plus intuitive.
• Renforcement de l’amélioration continue : la mise à disposition d’indicateurs et de tableaux de bord partagés a permis d’ancrer une démarche d’amélioration continue et d’aligner les objectifs des différentes équipes.

Ce programme a donc permis de moderniser en profondeur l’organisation de l’entité IT tout en optimisant ses performances et en facilitant l’adhésion des équipes.